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O escritório sem papel melhora a eficiência e reduz o impacto ambiental


A necessidade de transformação digital nunca foi tão evidente. Embora muitas empresas tenham acelerado suas iniciativas digitais, ainda persistem várias lacunas, principalmente quando se trata de produtividade de documentos. De acordo com a pesquisa, estima-se que 83% dos trabalhadores acreditam que a forma como sua empresa gerencia e trabalha com documentos não melhorou significativamente durante a pandemia. E quase todo mundo (95%) vê espaço para melhorias nessa frente.

A ideia de um verdadeiro escritório sem papel tem sido discutida há muitos anos, mas poucas organizações realmente adotaram o conceito e eliminaram o papel para sempre. Embora pesquisas recentes tenham revelado que a impressão e a digitalização diminuíram significativamente desde o início da pandemia, 56% dos trabalhadores ainda continuam imprimindo, mesmo trabalhando em casa. É o que retrata na pesquisa realizada pela KM World.

Algumas das desvantagens financeiras mais óbvias do armazenamento de papel incluem a compra de papel, o gasto de recursos de pessoal arquivando e encontrando documentos, aumentando a metragem quadrada para armazenamento físico de arquivos e a recuperação de danos desastrosos por inundações ou incêndios. Além dos custos financeiros, os impactos ambientais não podem ser ignorados.

A transferência de todos os seus documentos para o digital permitirá organizá-los em um repositório central, como um sistema de gerenciamento eletrônico. Ter todos os documentos atuais armazenados centralmente permitirá que sua empresa se prepare para manter todos os documentos futuros digitalmente.

Além disso, quando se trata da segurança de seus documentos que contenham informações confidenciais ou pessoais, é preciso tomar precauções ao manuseá-los e até mesmo destruí-los. É por isso que muitas companhias usam uma empresa profissional de destruição de documentos para destruir todos os seus documentos indesejados.

Muitas empresas optam por confiar em soluções para digitalização e armazenamento seguro, eficiente e rápido de suas pendências e documentos em papel. Portanto, considere o que significaria para sua empresa adotar a digitalização de papel e ser verdadeiramente sem papel.

Ficar sem papel não é mais algo que as organizações podem simplesmente empurrar como algo bom de se ter ou até que se sintam prontos. O mundo do trabalho mudou completamente e agora é o momento ideal para as empresas se adaptarem. A única coisa que agora impede a mudança há muito tempo esperada para o sem papel é a vontade coletiva.

Artigo escrito por: Marcelo Carreira

Marcelo Carreira é vice-presidente go-to-market América Latina da Access - allan.costa@intelligenzia.com.br

Publicação original em https://revistaadnormas.com.br/2022/07/12/o-escritorio-sem-papel-melhora-a-eficiencia-e-reduz-o-impacto-ambiental

Data: 12/07/2022

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